ビジネスマナー 正しいビジネス用の手紙の書き方とマナー

ビジネスで使用する手紙は、私用の手紙とは違ったビジネスマナーがあります。ビジネスマナーのある手紙の書き方は正式な順序で書きませんとビジネスの常識を疑われることがありますので、注意しましょう。

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ビジネスで手紙を書く時の注意点は、字の大きさと文字間のバランスが大切です。例えば、住所は1の2の3と書くのではなく一丁目ニ番地三号室、などと書きましょう。

住所と肩書きは小さめの字でOKです。しかし、先方の社名と相手の名前はやや大き目に書くのはビジネスマナーでの手紙の常識となっています。封筒の裏ですが、〆と封じないようにしましょう。これは略した形になりますのでマナー違反です。正しくは「封」または「緘(かん)」と書きます。

ビジネスマナーにおける手紙の正しい書き方で、一番重要なのは用件を正確かつ明瞭なことです。そして簡潔に伝えることが重要です。ビジネスでは英語と同じで結論から先に書きます。これが原則です。タイトルを先に書き、そのあと用件がすぐに分かるようにしますと一層良いです。

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日時が必要の場合は、その情報は、しっかりと間違えないように何度も見直し正確に書きます。手紙は先方の会社で複数の方が目にする場合がありますので、例え電話等で慣れ親しんだ方に送る場合でも失礼のない書き方にしましょう。

自分より目上の方に手紙を出す場合ですが、会社名や先方の名前などは必ず行頭に書くようにしましょう。自分の会社名や名前、連絡先等は行末に来るようにします。

ビジネスマナーでの手紙の大まかな流れですが、まず最初は前文に「拝啓」などといった頭語を書き、その後、時候の挨拶を書く順番になります。その次に主文がくる訳です。ですから、起こし言葉と本文の流れになる訳です。その後、末文を書き、続いて結びの言葉と結語を入れまして、最後に後付け、日付、署名、宛名で完成となります。

ビジネスでの手紙は、社会人として正しく身につける為には、何度も書くことです。書いて、出して、書いて、出しての繰り返しにより、自然と身についてくる一生のスキルになります。頑張りましょう。

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