ビジネスマナー 社内や取引先との電子メールのやり取り

近年、ネットの発達と共に、電子メールを会社間や社内で利用することが常識となっています。電子メールでの取引先とのやり取りは、記録に残りますし、内容が伝わりにくい点がありますと理解しがたい内容になりますので注意が必要です。

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メールのマナーでは、文章の読みやすさと、気を付ける点は、機種依存文字があります。読みやすさですが、改行がない文章は非常に読みにくくなりますので、2、3行ごとにしましょう。

改行幅は、分かりやすく言えば、「犬のおまわりさん」の歌のテンポが良いでしょう。1行は最大でも25文字程度が良いです。メールの題名には用件が一発で理解できる短い内容にしましょう。
「●●の件について」などです。

内容の文面は長文にならないよう簡潔にしてください。もし、長くなる場合はあらかじめ断っておいた方が良いです。文頭には相手の名前を入れるのはもちろんですが、文末には、あなたの会社名や名前、連絡先等を入れます。

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用件1つにつきメールは1通であることが大切です。多くの用件を一つのメールの中に入れないよう、心がけましょう。画像やファイルなどの添付ファイルがある場合には、添付した旨を文面内で伝えましょう。伝えていませんと、相手が気がつかない場合がありますので注意してください。

顔文字等の使用は、通常は友達同士以外は使用しません。それは、不快感を与える結果につながりかねないからです。メールの返信をする場合には、先方の文章を引用した文に「>」を入れ、その下にこちらの回答を書きますと相手にも分かりやすい内容となります。

尚、引用文は必要な部分だけを、中抜きし抜き出すことで短くまとめることが可能です。このように、メールを送る相手にわかりやすい文章にすることが必要です。

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