ビジネスマナー電話の対応編「受け方」と「かけ方」

ビジネスでは電話一本も今後大きくなるかも知れない大事な商談と心得る必要があります。電話の対応は大別しますと、「受け方」と「かけ方」があります。

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最初に受け方ですが、電話が鳴ったら2回以内のコールで出る、社内の別の人宛の電話なら30秒以内に取り次ぐのが基本です。

先方からの電話を放置するのはもってのほかですが、取り次ぎの際に良くある、ボタンを押し間違えて切れてしまうのも、もってのほかですので注意が必要です。「数千万円以上の商談」も、これでアウトになったという話も事実ある位です。

また、筆記具、メモ用紙は必ず近くに予備も複数を準備しておきましょう。取次ぎの際、時間がかかりますと相手に良い印象を与えません。そして取り次ぎの際に注意すべきことは、先方の客様さまに「二度同じことを言わせない」対応をすることです。こんな簡単なことが出来ない会社が実に多いのが現状です。担当者が不在の場合は、詳細まで伝える必要はありません。

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「只今●●はあいにく外出しておりますが、」と伝え、先方の意向を聞きます。伝言は聞き漏らすことのないよう必ずメモをし、日付と時間、そして自分の名前をメモしておきます。また、「担当者が帰り次第ご連絡致しますが・・」などの対応も必要でしょう。

次は電話の「かけ方」です。最初に「あらかじめ用件をまとめてメモ」しておきますと先方に、時間的にも迷惑がかかりません。

用件を事前に的確にまとめ、先方に迷惑がかからないようにしましょう。そして自身の会社名等を伝え、「今、お電話、少しだけよろしいでしょうか?」等を先に聞きましょう。電話は突然の訪問と同じ位に考えましたら先方の気持ちもわかると思います。

先方の担当者がもし不在の場合には、「いつ頃お帰りになりますか」等、帰社時間を尋ね、基本的には、「かけなおします」と伝えればOKです。また場合によりますが、伝言を頼んでも良いでしょう。どんな時もそうですが、電話を受けた先方の名前などは必ずメモしておくことが必要です。
これは後に役立つことがあります。

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